Tfn:0709 107101
E-post Kontakt .
Tfn:0709 107101
E-post Kontakt .
Gå till GADS startsida, där hittar ni nedladdningsbara kompletta system som ni kan testa utan kostnad!
MENYX Brf är ett komplett program för avgifts- och hyresadministration. Systemet passar för både små och stora förvaltningar.Ett stort antal fastigheter med tillhörande hyresobjekt kan skötas med en PC. Databasen kan också installeras i nätverk och användas av flera användare oberoende av varandra. Genom flexibla metoder för hyresberäkning, sökning efter uppgifter och betalningskontroll underlättas arbetet avsevärt.
Hyressystemet använder en databas där information förvaras för att kunna sköta hyresdebitering. Ni ska som användare fylla i nödvändiga uppgifter. När det jobbet är gjort är underhållet enkelt.
Bilden visar hur databasen är uppbyggd, vilket kan vara bra att veta när man fyller i uppgifterna.
För varje fastighet kan
ett antal hyresobjekt finnas, dvs lägenheter eller lokaler. För varje lägenhet kan det finnas
en aktuell hyresgäst och ett antal tidigare innehavare.
För en fastighet kan det finnas ett antal adresser (t ex trappuppgångar), som numreras från 1 och uppåt.
Numren används sedan när lägenhetsdata och hyresgästdata registreras.
Hyresobjektet hyrs ut till priser som beräknas enligt beräkningssätt som kan väljas olika för varje objekt.
Hyresgäster registreras med namn och adressuppgifter. Man kan också lägga in inflyttnings- och avflyttningsdatum. detta kan göras i förväg. Det ger viss frihet. man kan till exempel lägga in tre olika hyresgäster med månadsdebitering för ett kvartal som ska aviseras. Hyran kan dessutom variera för de olika månaderna genom att olika priser (eller hyresdelar) kan gälla för de olika månaderna.
Hyresresontran innehåller uppgifter om debiterade hyror och används för betalningskontroll.
Hyressystemets startsida visar huvudmenyn för hyressystemet.
Titta igenom nedanstående avsnitt för hyresregistrering och tabeller för hyresberäkning
Dessa bilder används för att göra iordning databasen för hyrorna.
Jämför med den ovanstående bilden för att förstå hur det fungerar.
När ni har läst igenom den ovanstående översikten ska ni gå vidare enligt nedanstående steg.
Avsnittet är avsett för att underlätta uppstarten av det installerade systemet men fungerar också som dokumentation att återvända till.
Användaren kan bestämma vilka alternativa funktioner som ska användas
med hjälp av denna bild. Bilden finns under
Installationsuppgifter >>> Anpassning av systemet
Den sista markeringen (efternamn först eller sist) används för att tala om ifall efternamet
skrivits först eller sist i namnfältet.
Tabellen anger de beståndsdelar som man tänker använda när hyran för en lägenhet ska beskrivas. Vid leverans av systemet installeras en tabell med några alternativ.
Ni ska som användare lägga in de uppgifter ni tänker använda. Förutom det tvåsiffriga numret registrerar ni bara ledtext och beräkningsmetod. De egentliga beloppen läggs in i samband med lägenhetregistreringen.
En total hyra kan ju bestå av flera delar, t ex parkering ,hyra/kvm med mera, se tabellen. Man ska också ange den ledtext som ska visas på hyresavin. Varje tabellrad ska också ange beräkningsmetoden för raden. Beräkningsmetoden anvisar hur hyran ska anges och behandlas.
Uppdateringsbilden för tabellraderna ser ut enligt nedan
| Beräkningsmetod | Funktion |
|---|---|
| 01 | kr/kvm/år, hyran beräknas med ledning av lägenhetens yta. |
| 02 | kr/kvm/år, hyran beräknas med ledning av lägenhetens bränsleyta. |
| 03 | Kravavgift, används vid debitering av kravavgift. |
| 04 | Tilläggsdebitering, används ej för närvarande. |
| 05 | Beloppet avser ett fast månadsvärde, t ex parkeringsavgift/månad. |
| 06 | Beloppet avser fast årsvärde. t ex årshyra. |
| 07 | Indexhyra med basår 1980 det senaste gällande indexet anges i tabelluppgifterna. |
| 08 | Det totala avgiftsbeloppet för ett år (enligt budget) fördelas på bostadsrätterna med ledning av andelstalet. Beloppet fördelas sedan som vanligt på respektive månad. Man behöver således bara ange beloppet i denna tabell och sedan markera att metoden ska gälla för alla lägenheter. |
| 09 | Indexhyra med basår 1949 det senaste gällande indexet anges i tabelluppgifterna. |
| 10 | Indexhyra för kvartalsindex, det senaste gällande indexet anges i tabelluppgifterna. |
| 17 | Används för att beräkna mervärdesskatt på objektets hyra. En procentsats ska anges. Härigenom kan moms användas för kommersiella lokaler separerat från vanliga hyreslägenheter. |
| 18 | Denna metod anger att fast ränta ska används i samband med dröjsmålsränteberäkning. |
| 19 | Denna metod anger att variabel ränta styrd av referensräntan ska används i samband med dröjsmålsränteberäkning. Referensräntetabellen finns och sköts i installationsuppgifterna. |
Observera att anpassningen till hyresperiodens längd (månadsavisering, kvartalsavisering etc) sker automatiskt med ledning av uppgift i hyresojektet, man behöver alltså inte tänka på hyresperiodens längd i detta sammanhang.
| Summeringskod | Betydelse |
|---|---|
| P | Parkering |
| G | Garage |
| V | Vatten avlopp |
| B | Bränsle |
Tabellen visar månader och aktuell förfallodag för varje månad. Alla månader ska vara med och man kan välja motsvarande förfallodag. programmet föreslår sista vardag i föregående månad.
Om man använder indexstyrda hyror ska det index man använder anges här. Indexet används vid beräkning av indexhyra.
Underlaget för en fastighet nås från denna bild.
Allt underlag för en lägenhet finns samlat enligt bilden nedan.
En fastighet kan förses med flera adresser. Hyresgästens in- och
utflyttningsdagar kombineras med beräkningsunderlagets giltighetsuppgift
varigenom man kan registrera förändringar på ett flexibelt sätt.
Uppgifterna gäller hela fastigheten.
Öppna bilden genom att klicka på något av fälten.
Uppgifterna används i samband med hyresdebiteringen.
Genom att klicka på "uppdatera adresser" kan man skriva nya adresser eller
ändra befintliga.
Adressarna förses med ett löpnummer (1 2 ..) som
änvänds i efterföljande registreringar. Antalet adresser är begränsat till
20 st.
Om man har behov av ett större antal adresser kan man skriva dessa direkt i hyresgästuppgiften. Man kan också använda något som kallas adresskomplettering. Det innebär att man skriver en gatuadress som t ex "Granvägen ?" vilket medför att "?" ersätts med lägenhetsnumret. Detta kan vara lämpligt för t ex samfällighet med många villaadresser på samma gata.
Listan innehåller fastighetens lägenheter. Dessa förses med ett löpnummer plus några uppgifter.
| Aviseringar per år | Betydelse |
|---|---|
| 12 | månadshyra |
| 4 | kvartalshyra |
| 2 | halvårshyra |
| 1 | årshyra |
När man lagt in en ny lägenhet ska man fortsätta med hyresgästuppgiften och slutligen beräkningsunderlaget för hyror
För varje lägenhet anges hyresgästuppgifter. När byte av lägenhetsinnehavare
ska göras, sker det med hjälp av "Ut och inflytt".
Avflyttningsdatum anges varefter inflyttningsdatum för den nya innehavaren
beräknas automatiskt som första dag i nästa månad.
Uppgifter om en avflyttad hyresgäst ligger kvar.
Visa tidigare visar en lista med tidigare hyresgäster för lägenheten.
Beräkningsunderlaget kan göras mycket enkelt eller mycket komplicerat
beroende på förutsättningarna.
Det enklaste fallet är om alla lägenheterna har samma hyra eller kvadratmeterpris.
Då räcker det med att Ange F om hela fastigheten avses.
Det vanligaste är att ange unika uppgifter för varje lägenhet.
Bilden visar att några rader är registrerade och ytterligare en håller på att registreras.
En hyra kan bestå av flera delar, t ex grundhyra, värme, parkering. Totalt kan 30 rader anges per hyresobjekt. Varje hyresdel kan gälla med olika belopp från valfria perioder. Uppgifterna kan registreras i förväg, dvs innan de ska träda i kraft enligt perioduppgiften. Om en uppgift finns både för fastighet och lägenhet gäller lägenhetens i första hand, se exemplet.
Exemplet visar underlag med införda ändringar. Parkeringsavgift (300 kr/månad) ändras
från och med januari år 2001 till 0 kr, men från april 2003 ändras avgiften
till 350 kr.
Årskostnaden höjs med 5000 från februari år 2003.
Hyra kan baseras på index med som kan ändras. Här kan flera index-serier användas med
basår 1949, 1980 och även ett kvartalsindex.
Bilden visar hur en rad som anger indexhyra ser ut, och hur man registrerar den.
de olika fälten ska innehålla
Observera dessa uppgifter inte ska ändras efter registreringen. Hyresändringen kontrolleras med hjälp av det index som anges i Tabeller för hyresberäkning. Det framräknade indexerade beloppet och den del som ej ska indexeras, visas som ett belopp.
Här kan omräkning av hyror göras. En fastighet i taget behandlas.
Hyran för ett hyresobjekt kan bestå av flera delar, som identifieras med
med hyreskod enligt tabellen för hyreskoder. Principen är att man anger vilken hyrsekod som
ska ändras och hur mycket. Den angivna koden måste finnas för objektet.
Ändringen anges tillsammans med den period (år-månad ÅÅÅÅMM) från vilken
ändringen ska gälla.
Om flera hyreskoder finns
med samma nummer men åtskilda av månadsuppgiften, är det den senaste som används.
En ny rad kommer att läggas in i debiteringsunderlaget.
Hyresberäkningen kan göras på en fastighet i taget, eller flera fastigheter på en gång. Man kan testa hyresaviseringen eller köra hyresavisering som bildar hyresinbetalningskort och reskontrauppgifter.
När underlaget för en fastighet är inlagda kan man testa uppgifterna med hjälp av
Provkörning, hyresberäkning . Resultatet av testen blir en debiteringslista,
men hyresavier eller uppgifter i hyresreskontran bildas inte. Testen kan upprepas på valfria perioder.
(Utsnitt)
Allmänna Bostadsbolaget AB UNDERLAG HYRESDEBITERING Datum 2003-11-12
Enskilda LANDET Period 2004 01 - 2004 03 Sida 1
Bankgiro: 806145276 Postgiro: 6599229 AGATAN 1 FAST.NR: 1
LGH HYRESGÄST ANT LGHYTA ANV VÅN DELPOSTUPPGIFTER ****** DEBITERINGSDELEN ********
/ÅR BR.YTA TYP KOD BELOPP FROM KOD TEXT BELOPP
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
22 1 Nilsson Nils 4 100.0 Bost 2 1- 1 500.00 2000-01 4 Bashyra 37875.00
AGATAN 23 1RK 1- 1 6550.00 2000-02 1 KR/KVM/ÅR 163750.00
12345 HJO 5- 5 300.00 2000-01 5 Parkering/mån 900.00
Infl 1997-01-01 PER. 2004-01 TOTALT: 202525.00
Refnr: 200401 1 22 1
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
74 1 Äbosson 12 100.0 1 KR/KVM/ÅR 4167.00
AGATAN 10 4 Bashyra 12625.00
12345 HJO PER. 2004-01 TOTALT: 16792.00
Infl 2000-01-01 Refnr: 200401 1 74 1
1 KR/KVM/ÅR 4167.00
4 Bashyra 12625.00
PER. 2004-02 TOTALT: 16792.00
Refnr: 200402 1 74 1
1 KR/KVM/ÅR 4167.00
4 Bashyra 12625.00
PER. 2004-03 TOTALT: 16792.00
Refnr: 200403 1 74 1
FORTS
Fastighets-total 6540882.00 varav vakant 114264.00
KONTO KONTOBENÄMNING KOD TEXT BELOPP
1 KR/KVM/ÅR 1860606.00
4 Bashyra 4640044.00
5 Parkering/mån 7203.00
6 Hyra 285.00
20 Indexhyra 80 9890.00
25 Mervärdesskatt 22852.50
När man beställt ordinarie hyreskörning bildas både debiteringsrapport enligt ovan, och hyresavier enligt det format man bestämt i installationsuppgifterna.
Vanligen beställs hyreskörning för ett kvartal i taget. Programmet tar då hänsyn till uppgifter om månads- kvartals- halvårs-avisering. Om man gör en omkörning talar programmet om det och ger möjlighet att bryta körningen. Man kan också dela upp och beställa en månad i taget. Eventuella kvaratals- och halvårsdebiteringar som gjorts tidigare kommer att visas på debiteringslistan med en asterisk (*) efter beloppet, och ej räknas med i slutsummorna.
I samband med hyreskörningen bildas underlag (enligt exemplet ovan), hyresavier och reskontrauppgifter. Det bildas också ett konteringsunderlag med summor fördelat på de förekommande hyresdelarna.
Hyresreskontran upptar alla betalda och obetalda hyresdebiteringar där varje hyresavi motsvaras av en post i reskontran. Genom att betalningar kan bokas via redovisningen får man snabb och säker integrering med redovisningen.
Vid start av registreringen ska man ange vilken fastighet (eller fastigheter)
som ska behandlas.
Om man anger en månad i Visa betalda fr o m hyresmånad
visas tidigare bredan betalda ( man kan vilja ändra!), i annat fall visas inga betalda.
Betalningsdatum och -kod kommer att påföras alla behandlade betalningar.
Ställ markören i kolumnen betalt nu och tryck Enter för varje betalning. Om man vill ändra betalt belopp går det bra. Proceduren upprepas för alla betalningar.
Avsluta med att trycka på Bokför betalningar. Betalningarna är nu registrerade i reskontran, och om man har gått via redovisningen är också bokföringstransaktionen registrerad.
Det är också möjligt att använda sig av automatisk registrering via OCR och autogiro återrapportering av giro-betalningar. För närvarande ställs vissa krav på volym och utskriftskvalité.
Man kan begränsa omfattningen till önskade hyresperioder. Man kan också bestämma om betalda
hyror ska tagas med.
En sammanställning över perioderna visar obetalda hyror.
Allmänna Bostadsbolaget AB HYR-RESKONTRA 200310-200312 Datum 2003-11-12
Enskilda LANDET Allt i perioden + förfallet Sida 1
FASTNR LGH NAMN MAN DEBITERAT PERIOD BETALT KOD DATUM DIFFERENS
PENTAGON Betalningsmottagare Företaget Alexandersonska AB Bankgiro 820-0040 postgiro 659922-9
5 1 1 Farsson Fritz 417.00 2000-01 417.00 P 2003-11-11
FIRST STREET IN AB
12346 VÄSTRA HANINGEBYSTAD 417.00 2000-02 417.00 2001-10-29
417.00 2000-03 417.00
5 1234 1 Nesse 2000.00 2003-10 2000.00
Granvägen 1234 2000.00 2003-11 2000.00
12346 VÄSTRA HANINGEBYSTAD 2000.00 2003-12 2000.00
----------------------------------------------------------------------------
OBETALDA HYROR FASTIGHET 5
Belopp Period Belopp Period Belopp Period Belopp Period Belopp Period
417.00 2000-03 67552.00 2003-10 44052.00 2003-11 44052.00 2003-12
TOTALT FÖR FASTIGHET 5 156073.00
Man kan använda både betalningspåminnelser, kravavgifter och dröjesmålsränta eller avstå från det. För att man ska kunna debitera kravavgift måste dock krav ha bildats. Dröjesmålsränta (fast eller styrd av referensränta) kan beräknas på försent betald hyra. Det bestäms av betalningstidpunkten och krav behöver ej ha bildats.
Kravkörning innebär att ett kravbrev (betalningspåminnelse) bildas för varje obetald hyra. Endast de hyror som, ligger inom de angivna periodgränserna, behandlas. I reskontran kommer det att framgå när kravbrev skrevs ut. Antalet krav räknas upp vid varje kravkörning men överstiger inte det antal som angets i INSTALLATIONSUPPGIFTERNA (1 eller 2).
Möjlighet finns att debitera kravavgift och dröjesmålsränta. Dessa kostnader kan antingen läggas till i samband med en ordinarie hyreskörning eller debiteras i separat körning. Önskat alternativ bestäms i installationsuppgifterna.
Avgifterna specificeras i hyrestabellen där beräkningstyper anger vilken avgift det är fråga om, 03=krav, 18 = fast ränta, 19 = räntetillägg som används tillsammans med referensräntetabellen.
Endast om det finns hyreskoder med metoderna 03, 18 eller 19, kommer motsvarande kostnad att debiteras.
En hyra som föranlett krav kan generera kravkostnad, om sådan uppgift (typ 03) finns i hyreskodtabellen.
en hyra som betalts försent kan ge räntekostnad, som debiteras om typ 18 eller 19 finns i hyreskodtabellen.
Om man valt att debitera förseningsavgifterna i samband med ordinarie
hyresavisering, ser startbilden ut så här. Om man anger en kontrolldatum
kommer reglerade, hyror som betalts för sent, att föranleda att förseningsavgift
debiteras på hyresavin.
Om man valt att debitera förseningsavgifterna i samband med ordinarie
hyresavisering, ser startbilden ut så här.
Debiteringarna kommer att läggas in i hyresreskontran som separata poster.